Lekcje z home office

Lekcje z home office: Wybuch pandemii stał się punktem zwrotnym dla pracowników, którzy z dnia na dzień musieli zmienić sposób wykonywania swoich codziennych obowiązków. Po wejściu w życie specustawy zaistniała możliwość skierowania podwładnych do pracy zdalnej na podstawie samego polecenia pracodawcy, a nie jak dotąd na wniosek pracownika. (Tekst pochodzi z raportu Biura Nowej Normalności – POBIERZ RAPORT)

Podejmując próbę analizy, wydawać by się mogło, masowego przejścia pracowników na model pracy zdalnej, należy pamiętać o rzeczywistej skali zjawiska. Przed pandemią 33% polskiej siły roboczej (5,2 mln osób) pracowało w środowisku biurowym, a średni odsetek pracowników zdalnych ze wszystkich branż wynosił 4,6%. Drugi kwartał 2020 r. był punktem kulminacyjnym pracy zdalnej w Polsce, kiedy to z domu pracowało 2,12 mln ludzi. Z doświadczeń empirycznych wynikało, że skala tego zjawiska jest ogromna. Jednak w sumie pracownicy zdalni stanowili wtedy zaledwie 13,1% ogółu wszystkich pracujących. W trzecim kwartale liczba ta zmniejszyła się o 993 tys., spadając do poziomu 6,8% wszystkich zatrudnionych. W ramach tej grupy 520 tys. osób (46%) pracowało w domu z powodu sytuacji związanej z pandemią.

Analizując wnioski z różnych badań, musimy pamiętać, że praca zdalna w trakcie pandemii to nie to samo co praca zdalna w normalnych warunkach. Przez te szczególne okoliczności mamy możliwość spojrzenia na home office z perspektywy hiperbolizacji pewnych zjawisk i czynników, które są jednak w stanie nauczyć nas wiele o tym, jak wykorzystywać pracę zdalną w przyszłości.

mocny start pracy zdalnej

Zmiana miejsca świadczenia pracy oznaczała konieczność dostosowania się do nowej rzeczywistości. Zmieniających się zadań i sposobów ich planowania, organizacji pracy oraz komunikacji. W pierwszych miesiącach koronawirusa podstawowe mierniki satysfakcji, produktywności i zmęczenia pracowników rozkładały się dość równomiernie. Wśród pracowników 22% deklarowało pracę w godzinach porannych (8.00–16.00). 30% w tych samych, do których byli przyzwyczajeni podczas pracy z biura. 34% przestawiło się na pracę w elastycznych godzinach przez cały dzień. Pracę zdalną większość pracowników oceniała pozytywnie i deklarowała chęć takiego wykonywania obowiązków w przyszłości raz lub dwa razy w tygodniu. Równocześnie wyrażając aprobatę dla możliwości przyszłej pracy z biura coworkingowego.

Satysfakcję dawały poczucie wolności, elastyczne godziny pracy, możliwość świadczenia pracy z różnych miejsc czy brak konieczności dojeżdżania do biura. Im dłużej pracowano zdalnie, tym częściej dostrzegano jednak również wyzwania z tym związane. Pracownicy mniej czasu spędzali na kolaboracji oraz zostali poddani trudnej próbie komunikacyjnej, która miała wpływ nie tylko na sposób wykonywanej pracy, ale także na rozwój czy dostęp do informacji. Zniknęło poczucie pracy od 9.00 do 17.00, a pracownicy musieli zacząć polegać na własnej organizacji zadań. Jednocześnie okazało się, że osobom, które korzystały z możliwości pracy zdalnej w przeszłości, zdecydowanie łatwiej było osiągać wyznaczone cele.

ergonomia pracy

Konieczność przeniesienia aktywności zawodowej do mieszkań stanowiła wyzwanie, z którym pracownicy musieli się zmierzyć bez względu na dotychczasowe warunki lokalowe. A te niestety nie są najlepsze. Według danych Eurostatu Polska zajmuje trzecie od końca miejsce w Europie pod kątem wielkości i liczby pomieszczeń mieszkalnych przypadających na osobę. Jesteśmy również w czołówce krajów z najwyższymi wskaźnikami przeludnienia mieszkaniowego. W przypadku polskich miast wynosi on ponad 40% (przy średniej unijnej poniżej 20%). Jednocześnie według badań wielu pracowników wskazuje, że nasze domy są zdecydowanie gorzej przystosowane do wykonywania obowiązków służbowych niż przestrzenie biurowe.

Ergonomia miejsca pracy jest czynnikiem, który w porównaniu z pracą z biura pozostawia home office daleko w tyle. Wywiady pogłębione dają obraz następujących wyzwań w pierwszych falach pandemii:

Lokalowych

• Problemy dotyczące warunków lokalowych, ponieważ mało które gospodarstwo przewidywało przed pandemią stałe miejsce pracy dla każdego domownika. Odsetek osób zadowolonych z domowego stanowiska pracy wzrasta wraz z wiekiem, co jest bezpośrednio związane z polepszaniem się warunków mieszkaniowych z czasem.

Przestrzennych

• Przed największym wyzwaniem stanęli młodzi pracownicy mieszkający w niedużych przestrzeniach. W przypadku singli współdzielących mieszkania ze znajomymi zdalną pracę lub naukę podejmowało w tym samym czasie kilka osób.

Technologicznych

• W związku ze wzmożonym obciążeniem prywatnych sieci pojawiły się problemy z równoczesnym dostępem do internetu, a co za tym idzie – do dysków sieciowych i zasobów organizacji. Znaczenia nabrało w tym kontekście bieżące wsparcie oferowane przez działy IT.

Akustycznych

• Akustyka stanowiła wyzwanie szczególnie w przypadku kilku osób pracujących z jednego mieszkania. Przy częstych telekonferencjach lub telefonach oraz braku możliwości wydzielenia pomieszczeń przeznaczonych do pracy.

Ergonomicznych

• Problematyczna okazała się ergonomia pracy, ponieważ większość osób nie posiadała wcześniej w domu specjalnego (i wygodnego) miejsca pracy. Część pracowników z czasem dostała możliwość wypożyczenia z biura odpowiednich sprzętów, jednak były to raczej wyjątki.

Dostępności

• Mało który pracownik miał zapewniony dostęp do urządzeń peryferyjnych w swoim miejscu zamieszkania (drukarki, monitora, skanera). Okazało się to znaczącym problemem, szczególnie w przypadku stanowisk związanych z obiegiem dokumentów i bieżącą administracją firmy.

Bóle szyi, kręgosłupa i pozostałe schorzenia, które mogą dotknąć pracowników z powodu nieodpowiedniego miejsca pracy, stają się coraz bardziej powszechne. Zagadnienia te wzbudzają jednocześnie wątpliwości związane z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, ponieważ pracodawcy nie mają wpływu na kształt stanowisk pracy, a co za tym idzie – nie jest możliwe dokładne zaaplikowanie odpowiednich przepisów. Regulacje BHP nie regulują również zasad, zakresu odpowiedzialności ani kwestii wypadków podczas wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Jako że praca zdalna zostanie z nami na dłużej, konieczne będzie uregulowanie tych zagadnień w najbliższych latach.

wyzwania komunikacyjne

Istotną konsekwencją przymusowej pracy zdalnej są także trudności komunikacyjne, dysproporcje w umiejętnościach samoorganizacji oraz szybkość adaptacji narzędzi technologicznych. Osoby z większym doświadczeniem i lepszym zarządzaniem pracą zdalną musiały czasem wykonywać część obowiązków za swoich współpracowników. Najczęściej wskazywanymi przeszkodami w pracy zdalnej były te związane z brakiem bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem (34,7% wskazań). Następnie brak poczucia relacji z organizacją (30,2%). Problem zmniejszonej liczby interakcji dotknął dysproporcjonalnie osoby wykonujące pracę związaną z kolaboracją, które miały niższy współczynnik zadowolenia z przejścia na pracę zdalną niż osoby pracujące indywidualnie.

Brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami wskazuje jako wyzwanie ponad jedna trzecia badanych. Pomimo że w zdecydowanej większości jesteśmy w stanie współpracować i spotykać się online, dostrzegamy wyzwania związane ze zmianą kanału komunikacji. Biuro gwarantuje możliwość przeprowadzenia spontanicznych rozmów ze współpracownikami, które tworzą okazję do szybkiego zdobycia informacji – w całkowicie naturalny sposób, bez dodatkowego wysiłku. Codzienna bieżąca komunikacja umożliwia utrzymanie kontaktu w zespole oraz wspiera zachowanie ciągłości obiegu danych.

Przy rozproszonym zespole trzeba przyłożyć dużo więcej wagi do reżimu komunikacyjnego. Potrzebne jest pewność, że wszyscy mają dostęp do potrzebnych informacji i znajdują się w odpowiednim miejscu procesu. Wśród badanych 38% wskazywało, że spędzają oni mniej czasu na współpracy z innymi. Z dodatkowym wysiłkiem wiąże się również zwiększona liczba rozmów przeprowadzonych online. Skala zjawiska jest ogromna, co potwierdzają statystyki przedstawiane przez wydawców oprogramowania.

Zwiększona liczba połączeń wiąże się też z wyzwaniami percepcyjnymi. Rozmowa wideo wymaga więcej uwagi niż ta w realnym świecie. Ponieważ utrudnione jest przetwarzanie sygnałów niewerbalnych – mimiki, tonu głosu czy gestykulacji. Pracownicy zauważają, że muszą posługiwać się bardziej precyzyjnym językiem, aby ich dobrze zrozumiano. Szczególnie w rozmowach z klientami, którzy często nie mają odpowiednich warunków do pracy z domu, co dodatkowo ogranicza ich dostępność i relacje.

test efektywności

Nagła zmiana szybko zrodziła wątpliwości co do wpływu pracy zdalnej na produktywność pracowników. Niepokój był niepotrzebny – pracownicy w zdecydowanej większości byli w stanie przenieść dobre zwyczaje do swoich domów. Elastyczne podejście pozwoliło na lepsze planowanie zadań, co z kolei przełożyło się na wyższą ocenę efektywności. Ale nie było ono jedynym czynnikiem mającym wpływ na korzystne postrzeganie pracy zdalnej. Spowodowane przez pandemię wyzwania koordynacyjne i komunikacyjne sprawiły, że na pracownikach spoczęła większa odpowiedzialność za podejmowane działania i poszukiwanie rozwiązań problemów z własnej inicjatywy. Wymusiło to wzrost zaangażowania w wykonywane obowiązki, dzięki czemu bardzo wysoko lub wysoko swoją efektywność oceniało nawet 85% badanych.

Ważną rolę w tak pozytywnym postrzeganiu własnej produktywności możemy również przypisać ułatwionemu, od strony technicznej, przejściu z biur do domów. Pracodawcy w zdecydowanej większości umożliwili szybki dostęp do potrzebnego oprogramowania. Dlatego technologia i sprzęt były jednymi z najmniejszych wyzwań postawionych przed pracownikami. Jako łatwe i bardzo łatwe oceniało je 84% ankietowanych. Konieczność pracy z domu uświadomiła pracownikom, że przy prawidłowym podejściu i wyposażeniu w odpowiedni zestaw narzędzi mogą oni podejmować pracę w niecodziennych warunkach bez utraty swojej efektywności. Ta wiedza i świadomość mogą się okazać kluczowe w niedalekiej przyszłości, w której model hybrydowy prawdopodobnie będzie standardem.

dobrostan pracowników

Dzięki pracy zdalnej część osób odczuła redukcję stresu związanego z porannym dojazdem. Regularny kontakt z domownikami przysłużył się zacieśnieniu relacji i wspólnym posiłkom. Jednocześnie zatarta została granica pomiędzy pracą a odpoczynkiem. Przeszło połowa ankietowanych deklaruje, że jasny podział między pracą a domem jest jedną z najważniejszych rzeczy, których brakuje im podczas pracy zdalnej.

Przeprowadzono szereg badań, które starają się przybliżyć problemy związane z samopoczuciem. Sprawdzają również, jakie skutki ma przejście na model pracy zdalnej. Wynika z nich, że problem z utrzymaniem zdrowego work-life balance ma nawet 3 na 10 pracowników. Zarówno globalnie, jak i w Polsce. Wielu badanych uważa, że jest to związane z uwarunkowaniami osobistymi. Praca reguluje rytm dnia i tygodnia, a obecność współpracowników działa mobilizująco i motywująco na jej wykonywanie. Problemy dotyczące motywacji dotykały ok. jednej czwartej pracowników pracujących zdalnie, co warto mieć na uwadze podczas planowania faktycznej ilości pracy wykonywanej w ten sposób w przyszłości.

Motywacja nie stanowi jedynego problemu osób nieprzerwanie pracujących zdalnie – równie istotne są poczucie odosobnienia spowodowane izolacją i ogólny dobrostan. Wiele osób realizuje swoje potrzeby społeczne w biurze, które jest swoistym spoiwem małych grup społecznych. W skali globalnej nawet jedna trzecia osób pracujących z domu czuła się odosobniona od kolegów z pracy. Podobne wnioski płyną z polskich badań, w których wskazywane były aspekty związane z interakcją z ludźmi, takie jak codzienne rozmowy, spotkania twarzą w twarz czy w ogóle widzenie innych osób wokół siebie. Poza samą epidemią najczęściej wskazywanym stresorem jest sytuacja zawodowa. Jednocześnie pandemia wyłoniła u wielu osób ukrywane oraz nieuświadomione problemy. U nieleczonych do tej pory ludzi pojawiają się problemy związane z zaburzeniami snu, lękami i depresją. Skorelowanie tych statystyk wskazuje na konieczność pochylenia się nad problemem wellbeingu pracowników w przyszłości.

kariera zawodowa w ramach home office

Pracownicy ze stosunkowo niskim przychodem i bez osiągnięć naukowych zostali dysproporcjonalnie dotknięci obecnym kryzysem. W związku z czym ograniczone zostały ich ścieżki rozwoju. Podobnie sytuacja wygląda w odniesieniu do stażystów i pracowników rozpoczynających swoją przygodę w organizacjach. Dla nich kluczowym aspektem rozwoju jest interakcja z doświadczonymi współpracownikami i opinia na temat wykonywanych przez nich obowiązków.

Procesy wdrożeniowe polegające w dużej mierze na nauce od starszych stażem kolegów zostały mocno utrudnione w dobie wyzwań komunikacyjnych. Ponadto na osobach o krótkim stażu pracy ciąży teraz dodatkowa presja. Odebrano możliwość udowodnienia swojej wartości przy użyciu standardowych środków wizualnych, takich jak chociażby punktualność, dress code czy interakcje z członkami zespołu. Te wszystkie czynniki stanowią podstawę do pytań o skutki kryzysu. Kryzysu dotyczącego uczenia się i przyszłość pracowników stawiających dzisiaj pierwsze kroki na rynku pracy.

W podejmowaniu i pokonywaniu wyzwań związanych z pracą zdalną ogromne znaczenie mają także sytuacja rodzinna i kształt gospodarstwa domowego. W tych kategoriach możemy wyróżnić bardzo ważną grupę społeczną, jaką są rodzice. Pracownicy jako jedną z głównych przyczyn rozproszenia w pracy wskazywali swoje dzieci. Powodowały one wydłużenie czasu pracy ze względu na konieczność pogodzenia obowiązków rodzicielskich z zawodowymi. W zależności od wieku rodzice byli zmuszeni poświęcać na naukę swoich pociech i przygotowanie ich do e-lekcji nawet do sześciu godzin dziennie.

 

Lekcje z home office: tekst pochodzi z raportu Biura Nowej Normalności

Pobierz raport – TUTAJ